Om ni har flera kontor, fastigheter, garage, anläggningar eller lokaler kan det ofta vara bäst att skapa en plats per fysisk plats eller tydligt avgränsad verksamhetsdel.
Varje plats kan ha egna lås, nycklar, loggar och inställningar. Samtidigt kan en användare ha access till en eller flera platser, beroende på vilket behov personen har.
När passar den här uppsättningen?
Den här uppsättningen passar när:
ni har flera kontor, fastigheter, garage, anläggningar eller lokaler,
varje plats bör ha egna lås, nycklar, loggar eller inställningar,
ni vill kunna följa upp och administrera varje plats separat,
användare kan behöva access till en eller flera platser,
samma person eller grupp kan administrera flera platser,
ni vill skapa en uppsättning som är enkel att växa i över tid.
Om andra aktörer, till exempel hyresgäster, avdelningar eller medlemsföretag, ska administrera sina egna användare passar ofta en plats med underliggande platser bättre (Länk "Mall – Plats med underliggande platser").
Exempel på uppsättning
En uppsättning med flera separata platser kan se ut så här:
Organisation: Exempelbolaget
├── Plats: Kontor Göteborg
│ ├── Lås
│ │ ├── Entré Göteborg
│ │ ├── Kontorsdörr Göteborg
│ │ └── Städutrymme Göteborg
│ │
│ ├── Nycklar
│ │ ├── Personal Göteborg
│ │ └── Städ kväll Göteborg
│ │ └── Schema: Vardagar 18:00–22:00
│ │
│ └── Användare med access
│ ├── Medarbetare Göteborg
│ ├── Städpersonal
│ └── Resande personal
│
├── Plats: Kontor Stockholm
│ ├── Lås
│ │ ├── Entré Stockholm
│ │ ├── Kontorsdörr Stockholm
│ │ └── Städutrymme Stockholm
│ │
│ ├── Nycklar
│ │ ├── Personal Stockholm
│ │ └── Städ kväll Stockholm
│ │ └── Schema: Vardagar 18:00–22:00
│ │
│ └── Användare med access
│ ├── Medarbetare Stockholm
│ ├── Städpersonal
│ └── Resande personal
│
└── Plats: Kontor Malmö
├── Lås
│ ├── Entré Malmö
│ ├── Kontorsdörr Malmö
│ └── Städutrymme Malmö
│
├── Nycklar
│ ├── Personal Malmö
│ └── Städ kväll Malmö
│ └── Schema: Vardagar 18:00–22:00
│
└── Användare med access
├── Medarbetare Malmö
└── Städpersonal
I exemplet finns tre separata platser i samma organisation. Varje plats har egna lås och nycklar, och en tydlig lista över vilka användare som har access till platsen.
En användare kan finnas på flera platser. I exemplet har Resande personal access till både Kontor Göteborg och Kontor Stockholm. Städpersonal kan också ha access till flera platser, men med en städnyckel som bara fungerar under ett visst schema.
Så bygger ni upp exempelorganisationen
1. Skapa en plats per fysisk plats eller verksamhetsdel
Skapa en plats för varje kontor, fastighet, garage, anläggning eller lokal som bör hållas isär.
I exemplet skapas tre platser:
Kontor Göteborg,
Kontor Stockholm,
Kontor Malmö.
Även om samma person administrerar flera platser kan det vara bra att ha en plats per kontor eller anläggning. Då blir det tydligare vilka lås, nycklar och användare med access som hör till respektive plats.
2. Lägg till låsen på respektive plats
Lägg till de lås som hör till varje plats. I många fall läggs låsen till av en installatör i samband med installation, så i den här mallen utgår vi från att låsen finns på respektive plats.
Exempel:
Plats | Exempel på lås |
Kontor Göteborg | Entré Göteborg, Kontorsdörr Göteborg, Städutrymme Göteborg |
Kontor Stockholm | Entré Stockholm, Kontorsdörr Stockholm, Städutrymme Stockholm |
Kontor Malmö | Entré Malmö, Kontorsdörr Malmö, Städutrymme Malmö |
Ett lås tillhör en plats, men kan vid behov delas till andra platser eller underliggande platser.
3. Skapa nycklar per plats
Skapa nycklar utifrån accessbehovet på respektive plats.
I exemplet skapas en personalnyckel och en städnyckel per kontor:
Plats | Nyckel | Innehåller låsen |
Kontor Göteborg | Personal Göteborg | Entré Göteborg, Kontorsdörr Göteborg |
Kontor Göteborg | Städ kväll Göteborg | Entré Göteborg, Städutrymme Göteborg |
Kontor Stockholm | Personal Stockholm | Entré Stockholm, Kontorsdörr Stockholm |
Kontor Stockholm | Städ kväll Stockholm | Entré Stockholm, Städutrymme Stockholm |
Kontor Malmö | Personal Malmö | Entré Malmö, Kontorsdörr Malmö |
Kontor Malmö | Städ kväll Malmö | Entré Malmö, Städutrymme Malmö |
Det gör det tydligt vilken nyckel som hör till vilken plats och vilket accessbehov den löser.
Läs mer: Skapa en nyckel
4. Använd schema när accessen ska tidsstyras
Om en nyckel bara ska fungera vissa återkommande tider kan ni använda ett nyckelschema.
I exemplet har städnycklarna ett schema som gör att de bara fungerar vardagar 18:00–22:00.
Nyckel | Schema |
Städ kväll Göteborg | Vardagar 18:00–22:00 |
Städ kväll Stockholm | Vardagar 18:00–22:00 |
Städ kväll Malmö | Vardagar 18:00–22:00 |
Läs mer: Skapa nyckelschema
5. Bjud in användare till rätt plats eller platser
Bjud in användare till den eller de platser där de ska ha access.
I exemplet kan det se ut så här:
medarbetare i Göteborg får nyckeln Personal Göteborg,
medarbetare i Stockholm får nyckeln Personal Stockholm,
medarbetare i Malmö får nyckeln Personal Malmö,
städpersonal får städnyckel på de platser de ska städa,
resande personal kan få nycklar på flera platser, till exempel både Personal Göteborg och Personal Stockholm.
En användare kan alltså ha access till en plats eller flera platser, beroende på vilket accessbehov personen har.
Ni kan också skicka en nyckel med en tidsbegränsning, till exempel om en person bara ska ha access under en viss period.
Läs mer: Skicka ut en tidsbegränsad nyckel
6. Ge administratörer rätt behörighet på rätt platser
Samma person kan administrera flera platser, men behöver då ha rätt administratörsrättigheter på respektive plats.
Exempel:
Person | Behörighet |
Lokal kontorsansvarig | Administrerar sin egen plats |
Central administratör | Administrerar flera eller alla platser |
Vanlig medarbetare | Har bara nyckel och rollen Gäst |
Ge bara administrativa rättigheter till personer som faktiskt ska hantera användare, nycklar, lås eller inställningar.
Läs mer:
När räcker inte flera separata platser?
Flera separata platser passar när varje plats i huvudsak kan administreras för sig. Men ni bör överväga en annan uppsättning om:
hyresgäster, avdelningar, föreningar eller andra aktörer ska administrera sina egna användare,
ni vill dela en delmängd av låsen från en plats till en annan aktör,
ni vill kunna sätta begränsningar för en annan plats, till exempel max antal användare,
servicepersonal, leverantörer eller jour behöver access till lås på flera platser och bör administreras samlat.
Gå då vidare till: