I Parakey kan ni bygga upp accesshanteringen så att den speglar hur er verksamhet fungerar. Det kan vara enkelt, till exempel en plats med några lås, nycklar och användare. Det kan också vara mer avancerat, med flera platser, underliggande platser, delade lås och olika administratörer för olika delar av verksamheten.
Tänk på det ungefär som en mappstruktur. Ni kan samla lås, nycklar och användare på en plats, skapa underliggande platser för olika delar av verksamheten och fördela ansvar till rätt personer.
På så sätt kan ni behålla översikt och kontroll, samtidigt som exempelvis avdelningar, hyresgäster, medlemsföretag eller leverantörer kan administrera sin egen access.
Med platsstruktur menar vi alltså hur era platser, underliggande platser, lås, nycklar, användare och behörigheter hänger ihop.
När behöver ni tänka igenom hur Parakey ska sättas upp?
Ni behöver framför allt tänka igenom hur Parakey ska sättas upp när något av följande stämmer:
Ni har flera adresser, byggnader, anläggningar eller verksamhetsdelar.
Olika personer ska administrera olika delar av accessen.
Ni vill dela vissa lås med andra, utan att ge dem kontroll över allt.
Ni vill låta exempelvis hyresgäster, medlemsföretag, avdelningar eller leverantörer hantera sina egna användare.
Ni vill kunna begränsa vad en annan plats får göra, till exempel hur många användare de får bjuda in.
Ni vill skapa en uppsättning som är enkel att förstå och går att växa i över tid.
Om ni bara har en mindre verksamhet där samma personer administrerar alla användare, nycklar och lås räcker det ofta med en enda plats.
De viktigaste byggstenarna
Här går vi kort igenom de viktigaste byggstenarna i Parakey och hur de används när ni planerar er uppsättning.
För mer detaljerade definitioner, se Ordlista: objekt och struktur i Parakey.
Organisation
En organisation är den övergripande nivån i Parakey och används för att samla flera platser som hör ihop.
Det passar till exempel när ni har flera kontor, fastigheter, anläggningar eller verksamhetsdelar som ska ingå i samma samlade struktur. Organisationen gör det enklare att få överblick, arbeta med platskategorier och hantera många platser över tid.
Läs mer: Vad är en organisation i Parakey?
Plats
En plats är navet där lås, nycklar, användare och administratörer samlas.
En plats kan vara en fysisk plats, till exempel ett kontor, en fastighet, ett gym, ett garage eller en coworking-site. Men en plats kan också representera ett ansvar eller en funktion, till exempel “Teknikrum”, “Städ”, “Parkering” eller “Jour”.
Best practice: Skapa inte fler platser än ni behöver. En plats bör skapas när det finns ett tydligt administrativt ansvar, en fysisk eller logisk avgränsning, eller ett behov av att dela eller begränsa access separat.
Läs mer: Ordlista: objekt och struktur i Parakey
Underliggande plats
En underliggande plats är en plats som ligger under en annan plats.
Det är användbart när ni vill låta någon annan administrera sin egen access, men fortfarande styra vilka lås som delas och vilka begränsningar som gäller.
Exempel:
Plats: Fastighet A
├── Underliggande plats: Hyresgäst 1
├── Underliggande plats: Hyresgäst 2
└── Underliggande plats: Entreprenör
Underliggande platser passar till exempel för hyresgäster, medlemsföretag, avdelningar, föreningar eller externa aktörer som ska kunna hantera sina egna användare.
Läs mer: Skapa underliggande plats
Platskategori
Platskategorier används för att sortera och filtrera olika typer av platser i en organisation.
Det kan till exempel vara kategorier som “Fastighet”, “Kontor”, “Parkering”, “Gym”, “Bostad”, “Teknikutrymme” eller “Leverantör”.
Platskategorier är särskilt användbara när ni har många platser eller flera olika typer av platser i samma organisation.
Läs mer: Hantera platskategorier
Lås
Ett lås är den resurs som användare får access till via en nyckel. Det kan till exempel vara en dörr, port, grind, garage, hiss eller ett teknikrum.
Ett lås tillhör en plats, men kan också delas till andra platser eller underliggande platser. Då kan den mottagande platsen använda låset i sina egna nycklar.
Läs mer:
Nyckel
En nyckel används för att ge en användare access till ett eller flera lås. Vilka lås nyckeln innehåller styr vad användaren kan öppna i Parakey.
En användare kan ha en eller flera nycklar, och nycklar kan även tidsstyras så att de bara fungerar under vissa tider eller under en begränsad period.
I stället för att tänka “vilken dörr ska personen ha?” är det ofta bättre att tänka “vilken typ av access behöver personen?”.
Exempel:
Nyckel | Passar för |
Personal | Medarbetare som behöver komma in på kontoret |
Städ kväll | Städpersonal med tidsbegränsad access |
Tekniker | Personer som behöver komma in i teknikrum |
Leverans | Leverantörer som bara behöver begränsad access |
Läs mer: Skapa en nyckel
Roller och administratörsrättigheter
Roller styr vad en användare får göra i Parakey.
En användare som bara ska kunna låsa upp hara rollen Gäst. Personer som ska administrera användare, nycklar, lås eller inställningar behöver en administrativ roll.
Best practice: Ge inte högre behörighet än personen behöver. Alla som kan låsa upp behöver inte kunna administrera.
Läs mer:
Delade lås och begränsningar
När ni delar lås kan andra platser eller underliggande platser använda låsen i sina egna nycklar.
Det är användbart när flera aktörer behöver access till samma lås, men ni vill behålla kontrollen över själva låset.
För underliggande platser kan ni även använda begränsningar, till exempel för att styra hur många användare platsen får bjuda in eller för att låsa ned platsen tillfälligt.
Läs mer:
Scheman
Scheman används för att styra tidsbegränsningar utefter återkommande schema.
Det finns framför allt två vanliga typer:
Typ av schema | Används när |
Nyckelschema | En nyckel bara ska fungera vissa tider |
Låsschema | Ett lås ska stå upplåst vissa tider |
Exempel: Städpersonal kanske bara ska kunna låsa upp vardagar 18:00–22:00. Då passar ett nyckelschema. En entré som ska stå upplåst under receptionens öppettider kan i stället styras med låsschema.
Läs mer:
Exempel: en enkel uppsättning
En enkel uppsättning kan se ut så här:
Plats: Kontoret
├── Användare
│ ├── Medarbetare
│ │ └── Nyckel: Personal
│ ├── Städpersonal
│ │ └── Nyckel: Städ kväll
│ └── Administratörer
│ ├── Roll: Ägare
│ └── Roll: Administratör
│
├── Nycklar
│ ├── Personal
│ │ ├── Lås: Entré
│ │ └── Lås: Kontorsdörr
│ └── Städ kväll
│ ├── Lås: Entré
│ ├── Lås: Städutrymme
│ └── Schema: Vardagar 18:00–22:00
│
└── Lås
├── Entré
├── Kontorsdörr
└── Städutrymme
I exemplet får användare access genom nycklar. Nycklarna innehåller de lås som användaren ska kunna öppna, och ett schema kan begränsa när nyckeln fungerar.
Administratörer är också användare, men med en administrativ roll som ger dem rätt att hantera exempelvis användare, nycklar, lås eller inställningar på platsen.
Det här passar ofta bra för mindre verksamheter där det inte finns behov av att dela upp administrationen mellan olika aktörer.
Exempel: en mer uppdelad uppsättning
En mer uppdelad uppsättning kan se ut så här:
Organisation: Fastighetsbolaget
└── Plats: Fastighet A
├── Lås
│ ├── Huvudentré
│ ├── Garage
│ └── Teknikrum
│
├── Nycklar
│ └── Drift
│
├── Användare
│ └── Fastighetsbolagets administratörer och användare
│
├── Underliggande plats: Hyresgäst 1
│ ├── Egna användare
│ ├── Egna nycklar
│ └── Delade lås: Huvudentré, Garage
│
└── Underliggande plats: Hyresgäst 2
├── Egna användare
├── Egna nycklar
└── Delade lås: Huvudentré
I det här exemplet finns låsen på platsen Fastighet A. Fastighetsbolaget behåller kontroll över låsen och delar bara de lås som respektive underliggande plats behöver.
Hyresgästerna kan sedan administrera sina egna användare och nycklar utifrån de lås som har delats till dem.
Grundprinciper för en bra uppsättning
Börja enkelt
Välj den enklaste uppsättningen som löser ert behov. Fler platser och fler nivåer ger mer flexibilitet, men också mer att administrera.
Använd underliggande platser när andra ska administrera själva
Om en annan aktör ska kunna hantera sina egna användare över tid passar en underliggande plats ofta bra.
Det kan till exempel vara en hyresgäst, ett medlemsföretag, en avdelning, en förening eller en entreprenör.
Dela bara de lås som behövs
Om en plats bara behöver access till entrén och garaget ska ni bara dela entrén och garaget.
Det gör strukturen enklare att förstå och minskar risken för felaktig access.
Ge rätt roll till rätt person
Alla användare behöver inte kunna administrera. Ge bara administrativa rättigheter till personer som faktiskt ska hantera användare, nycklar, lås eller inställningar.
Nästa steg
När ni förstår hur platser, lås, nycklar och behörigheter hänger ihop är nästa steg att välja hur Parakey ska sättas upp för er verksamhet.
Gå vidare till Välj rätt uppsättning för era platser för att jämföra olika alternativ, till exempel:
en plats,
flera separata platser,
plats med underliggande platser,
flera platser med underliggande platser,